Concretamente, la nueva factura electrónica dará al Servicio de Administración Tributaria (SAT) más detalles sobre la identidad de los contribuyentes, su actividad económica, su régimen fiscal y los impuestos que pagan. De acuerdo con la información que compartió el organismo al anunciar esta novedad a fines del año pasado, este comprobante incorpora los cambios siguientes:

Además del RFC, incluye de manera obligatoria el nombre o razón social y el código postal del domicilio fiscal del emisor y del receptor.

Se debe registrar cuál es el régimen fiscal del receptor de la factura.

Identifica si las operaciones que ampara la factura son objeto de otros impuestos indirectos.

Incorpora campos para identificar operaciones donde exista una exportación de mercancías.

Suma nuevos apartados para reportar información sobre las operaciones con el público en general, así como aquellas que se realicen a cuenta de terceras personas.

En cuanto a las facturas globales debe especificarse la periodicidad de los CFDI.

¿Cómo será el proceso para la cancelación de facturas?

Aquí también hubo novedades; a partir de este año:

Será necesario señalar uno de los cuatro motivos por el que se cancela un comprobante.

Cuando se indique como la razón de la cancelación la clave 01, “Comprobante emitido con errores con relación”, deberá relacionarse el folio fiscal del comprobante que sustituye al cancelado. Este supuesto aplica cuando la factura generada contiene un error en la clave del producto, valor unitario, descuento o cualquier otro dato.

Las facturas solo podrán cancelarse en el ejercicio en el que se expidan o a más tardar en la fecha en que los contribuyentes deban presentar la declaración del ejercicio en el que se emiitieron dichos comprobantes, siempre que el receptor acepte su cancelación cuando sea el caso.

¿Qué pasa con el complemento para la recepción de pagos?

Con el nuevo CFDI 4.0 el complemento para la recepción de pagos pasará a una nueva versión, la 2.0; por lo que debes tener en cuenta estos cambios:

Se incluyen nuevos campos para identificar si los pagos de las operaciones que ampara el comprobante son objeto de impuestos o no.

Hay un nuevo apartado con el resumen de los importes totales de los pagos realizados, expresados en moneda nacional, así como de los impuestos que se generan.

¿Hay novedades con respecto al CFDI de retenciones e información de pagos?

Sí, ya que también cambia a una nueva versión, la 2.0:

Incluye, de manera obligatoria, el nombre y domicilio fiscal del emisor y del receptor.

Permite relacionar otros CFDI.

Si tienes dudas con respecto a estas novedades, habla con tu contador y asegúrate de que tu negocio está al día con sus obligaciones fiscales. También es muy importante que cuentes con un sistema de facturación y de cobros permanentemente actualizados con respecto a las nuevas disposiciones del SAT; para que te permitan incorporar estos u otros cambios sin complicaciones ni demoras al atender a tus clientes.

¿Cuáles son las razones del estancamiento de los ingresos? Las causas pueden ser muchas, pero las que tienen que ver con el manejo del dinero están entre las más importantes. Es imprescindible que estés al tanto de cuáles son los cinco frenos financieros que impiden el crecimiento de un negocio. Hoy te contamos cuáles son.

1.- Un manejo deficiente del flujo de efectivo.

El flujo de efectivo es el oxígeno que mantiene a un negocio con vida. Con dinero disponible en el banco o en la caja chica la empresa afronta sus obligaciones, como el pago de la nómina, de los impuestos o de las comidas con los clientes. Pero también es indispensable crear oportunidades de compra e inversión para el crecimiento a mediano y largo plazo de la empresa.

2.- Un endeudamiento descontrolado.

En la turbulencia de la expansión muchos emprendedores recurren a la tarjeta de crédito personal o a un crédito al consumo para financiar la compra de maquinaria, la renta de un local más grande o el abastecimiento de materia prima. Confiados en las ventas futuras, en vez de trabajar en un presupuesto realista de gastos e ingresos. Por lo que, a los pocos meses descubren que están ahogados por deudas impagables, con lo cual ya no serán capaces de cumplir con las nuevas órdenes de los clientes ni con las obligaciones contraídas con los proveedores y bancos. Esta es una de las situaciones más peligrosas para los negocios, así que evita caer en ella.

3.- Una capacidad financiera comprometida.

Los negocios pueden escalar su operación en función de la capacidad que tengan para asumir los nuevos costos asociados con el incremento en las ventas. Por ejemplo, la adquisición de nuevos equipos e insumos, la contratación de nuevos empleados o el aumento de la inversión en marketing y publicidad. Lo primero que necesitan hacer los dueños de un negocio es trabajar en un presupuesto de ingresos y gastos, con tres escenarios: optimista, más probable y pesimista. Luego, hay que revisar los procesos del área de contabilidad, administración y tesorería para hacer más eficientes los procesos de facturación y cobro, así como la búsqueda y definición de fuentes alternativas de financiamiento (como un crédito bancario o la inversión de nuevos socios).

4.- Los cuellos de botella.

Las áreas de ventas, producción y logística son críticas para poder cumplir a tiempo con los nuevos pedidos, sobre todo en temporadas de una demanda alta. Pero también las de administración y finanzas por ser las que aseguran los recursos monetarios necesarios. Así mismo, asegurar que no surjan cuellos de botella en procesos como el envío de una cotización, la facturación, los cobros, los reembolsos y la atención de todos los problemas que puedan surgir con clientes y proveedores. Ante todo, en estos momentos en donde las pequeñas y medianas empresas hacen un uso más intensivo de plataformas de comercio electrónico.

5.- La falta del análisis de datos.

El último cuello de botella que necesitas tener en cuenta es la falta de análisis de los datos del negocio que te permitan tomar decisiones inteligentes para mejorar la productividad y aumentar las posibilidades de expansión de la empresa. Actuar basados en la intuición o información incorrecta es sumamente peligroso; especialmente cuando el crecimiento es desordenado. ¿La solución? Apoyarse en plataformas de contabilidad y administración empresarial que permitan almacenar, ordenar y actualizar en forma automática todos los datos generados por el ciclo de compra-venta. Además, generar reportes en minutos para poder revisar periódicamente el plan estratégico de crecimiento y hacer los ajustes necesarios.

Ya casi en el último trimestre del año es importante que los departamentos de administración y contabilidad de tu empresa empiecen a prepararse para cumplir con esta obligación. Es por eso que a continuación te compartimos ocho recomendaciones para un buen cierre de año contable y fiscal.

1.- Hacer un pre-cierre.

Es una buena práctica el reconocer de manera anticipada todos los efectos en los resultados parciales de un negocio o de una persona física con actividad empresarial semanas antes del cierre del año. Generalmente, se realiza durante el tercer trimestre. Su principal ventaja es que permite detectar a tiempo inconsistencias o incumplimientos en pagos y otras obligaciones, preparar la documentación necesaria y aplicar estrategias inteligentes para optimizar la carga impositiva de la empresa.

2.- Tener en cuenta las operaciones que llaman la atención del SAT.

Antes de revisar los números del ejercicio 2021, el segundo paso es hacer una lista de aquellas operaciones sobre las que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) pone la lupa al momento de revisar una declaración anual de impuestos. Estas son algunas de las más importantes:

• Pérdidas fiscales recurrentes.

• Disminución o cancelación de ingresos acumulables.

• Disminución en la utilidad fiscal.

• Deducciones inusuales.

• Tasas efectivas de Impuesto sobre la Renta fuera del parámetro de la industria.

• Operaciones que carecen de una razón sólida de negocios.

3.- Realizar un análisis de la situación financiera.

Con la lista de operaciones “sospechosas” a la mano, nuestra tercera recomendación es que hagas un balance de la situación. Mediante el análisis del Estado de Situación Financiera o Balance General puedes revisar la situación financiera y patrimonial de la empresa en determinada fecha que permite evaluar por ejemplo su liquidez y de la posibilidad para cumplir con obligaciones pendientes a corto, mediano y largo plazo.

4.- Analizar la rentabilidad operativa del negocio.

El siguiente paso es definir si la empresa está generando ganancias o no, determinar cuál es su margen de rentabilidad y cómo se está gastando el dinero. Para obtener estos datos necesitas analizar el Estado de Resultados Integral del negocio, así como el Estado de Flujos de Efectivo y hacer tres presupuestos, mismos que idealmente deben actualizarse cada tres meses:

• Presupuesto de ventas.

• Presupuesto de ingresos (lo efectivamente cobrado).

• Presupuesto de gastos.

Adicionalmente, es recomendable analizar la rotación de las cuentas por cobrar y por pagar, así como el movimiento de inventarios. Para obtener estos datos apóyate en una plataforma de administración empresarial que lleve un registro automatizado de cada movimiento en la empresa, ya sea desde el inventario y el seguimiento de clientes, hasta de las ventas, de los cobros y de la facturación. Esto te permitirá generar los reportes que necesitas en pocos minutos.

5.- Efectuar una depuración de cuentas por cobrar y por pagar.

Al revisar la antigüedad de saldos pendientes de cobro a los clientes y de pago a los proveedores, puedes implementar medidas correctivas y ajustes en los plazos de crédito otorgados a los clientes, así como la negociación de tiempo para el pago de adeudos con los proveedores de tal forma que, los cobros en tiempo permitan pagar todos los compromisos del negocio. Lo anterior también te permitirá cancelar oportunamente los créditos con clientes que han tardado demasiado tiempo en ser cobrados e instrumentar las medidas correspondientes para exigir su pago en las instancias legales que procedan.

6.- Revisar que toda la documentación esté en orden.

Otro punto importante a tener en cuenta es realizar de manera periódica una conciliación de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDIs) que recibiste de tus proveedores a lo largo del año, con los que están registrados en el portal del SAT. Así mantendrás tu tranquilidad al saber que las facturas que incluirás en tu declaración son válidas, que no hay documentos duplicados y que no olvidaste registrar ningún egreso.

7.- Actualizar los movimientos al inventario.

Si tu empresa vende productos, haz un corte y comprueba que no haya faltantes de mercancía en el almacén. Si no los justificas la autoridad tributaria podría considerar que hubo ventas y, por lo tanto, las contemplará como ingresos para efectos fiscales. Adicionalmente, si detectas inventario obsoleto o en malas condiciones que no permitirán que pueda ser vendido, puedes efectuar una destrucción o venta de los mismos a un precio menor a su valor de mercado con la ventaja de poder deducirlo fiscalmente.

8.- Revisar el buzón tributario.

El SAT envía periódicamente a los contribuyentes notificaciones y avisos para alertarlos sobre alguna obligación pendiente o simplemente para actualizarlos sobre sus últimas disposiciones. Es importante que tú y tu Contador estén al tanto de estas comunicaciones para responder a tiempo ante cualquier carta invitación y tomar las medidas correspondientes para evitar contingencias económicas.

Entender cómo funciona el dinero es vital a la hora de gestionar un emprendimiento, proyecto o  negocio. Ten en cuenta que si descuidas tus finanzas estarás corriendo un gran riesgo, independientemente de lo buenas que sean tus iniciativas empresariales o de emprendimiento.

De hecho, esa es la base para que todo fluya correctamente, y para evitar contratiempos monetarios que podrían dejarte en bancarrota. Aunque no lo creas, la mayoría de los emprendimientos fracasan porque sus líderes desconocen los aspectos básicos de las finanzas para emprendedores.

A continuación te compartiremos 5 tips de finanzas para emprendedores que podrían ayudarte a impulsar negocios rentables y atractivos:

1.- Establece un sueldo.

No definir un salario para ti, es uno de los mayores errores que cometen los emprendedores. Básicamente no se incluyen en la lista de egresos de sus compañías y esto les genera malas consecuencias.

Es fundamental que percibas una remuneración fija y estable por tu trabajo. De esa forma conocerás claramente tus ingresos, y además, evitarás gastos hormigas innecesarios. Si incurres en gastos desproporcionados, o peor aun, si gastas más dinero del que generas mensualmente, estarás a solo un paso del abismo.

Estas son algunas de las medidas que puedes implementar para administrar mejor tus finanzas:

• Depositar una cantidad fija y mensualmente en tu cuenta personal. Según Forbes, esto podría marcar una gran diferencia.

• Asegurarte de que tu sueldo sea lo suficientemente apropiado como para cubrir tus gastos básicos. Especialmente si tu emprendimiento aun no ha alcanzado su punto de equilibrio.

• No mezclar tus gastos personales con los empresariales. Mantén estos pasivos completamente separados.

2.- Conoce bien la información financiera.

El conocimiento es poder, así que no puedes apostar al éxito si no tienes ni idea de lo que significa crear u operar una empresa. De modo que estás forzado a analizar y organizar la información financiera de tu proyecto o emprendimiento desde el primer día. Para esto puedes entender y dominar los indicadores financieros más importantes de tu negocio.  Por ejemplo, tienes que saber cómo ingresa y cómo se gasta el dinero, o de lo contrario, no estarás capacitado para tomar las mejores decisiones.

En consecuencia, debes:

• Identificar los gastos fijos de tu compañía. (Esos que necesitas cubrir periódicamente).

• Elaborar un registro de los ingresos y egresos. De no hacerlo te resultará muy difícil calcular la liquidez o el flujo de efectivo de tu negocio.

• Si estás en medio de tu primer emprendimiento, o si estás a un paso de emprender, al menos debes contar con suficiente capital para asumir los gastos de los primeros seis meses.

• Estos datos son como la radiografía financiera de tu empresa, y por ende, necesitas dominarlos y entenderlos sin contratiempos.

3.- Separa tus finanzas personales de las empresariales.

No caigas en la tentación de usar dinero de tu negocio para cubrir tus necesidades personales, ni viceversa. La clave de una buena relación con el dinero, a la hora de emprender un negocio, radica en mantener ambas cuentas claras e independientes.

Este es uno de los mejores consejos de finanzas para emprendedores que podemos darte si quieres impulsar tus propios proyectos sin fracasar. Mantén cada cuenta en su lugar para que tu negocio prospere correctamente y para que no generes un caos financiero.

4.- Genera ingresos pasivos.

Los emprendedores más versátiles confían plenamente en los ingresos pasivos, ya que con ellos sus cuentas crecen mientras duermen.

Si quieres aprovecharlos para tu máxima conveniencia necesitas diversificar tus fuentes de ingresos, o sacarle un gran beneficio a las libertades financieras que te ofrece tu emprendimiento.

Supongamos que tienes una agencia de viajes virtual y quieres escalar tus ingresos sin dedicarte a esta tarea 24/7. En tal caso, podrías aprovechar tus plataformas de trabajo para promocionar alguna propiedad que poseas y con la cual pudieras percibir una renta.

Otra estrategia consistiría en elaborar un infoproducto atractivo que le resulte valioso a tu audiencia, como una especie de guía con tus mejores consejos y experiencias para hacer turismo en tiempos de pandemia.

Ese tipo de productos digitales se monetizan muy bien y una vez que los creas no tendrás que dedicarles más tiempo. Simplemente tienen el poder de generar ingresos como en piloto automático.

5. Cuenta con un fondo de emergencia.

El camino del emprendimiento no siempre es color de rosa. Por ende, es importante que seas precavido y te anticipes a los posibles escenarios que podrían comprometer tu negocio. Tener un fondo de emergencia es otro de los consejos de finanzas para emprendedores más valiosos que podemos darte. Puedes ir construyéndolo poco a poco. Es decir, cada mes puedes abonarle una cantidad de dinero a tu fondo de emergencia, para ir inflando tu colchón financiero.

Es probable que al principio el monto no sea muy significativo, tomando en consideración que los ingresos podrían ser ínfimos, pero con el pasar del tiempo esto debería mejorar significativamente.

Si posees un salvavidas financiero de este tipo no tendrías que incurrir en endeudamientos innecesarios en caso de que la empresa atraviese un mal momento (como lo fue el inicio de la pandemia en 2020).

Actualmente existen muchos emprendedores que no entienden o conocen las métricas financieras más importantes. Se trata de indicadores clave de desempeño, que no sólo nos permiten asegurar la salud financiera de la empresa, también su valor actual y potencial en el mercado.

A continuación, te vamos a compartir ocho indicadores (KPIs) que todo emprendedor deberá de tener en cuenta:

1.- Flujo de efectivo.

Una de las primeras lecciones que un emprendedor debe aprender es que una venta no es sinónimo de ingreso. Aunque cierres un contrato con un cliente o incluso emitas una factura, mientras ese dinero no esté en la empresa o en la cuenta del banco, no puedes considerarlo como un ingreso real.

2.- Margen bruto.

¿Cómo se calcula? A las ventas debes restarles el costo de los productos o servicios vendidos, es decir, los costos asociados en forma directa en la fabricación de un producto o la prestación de un servicio, como la materia prima o los honorarios de un colaborador.

3.- Margen neto.

Para calcular este indicador clave de la rentabilidad de una empresa, además de los costos de producción hay que restar los egresos que permiten colocar un producto en el mercado. Por ejemplo, los gastos de operación, logística, publicidad y, claro, los impuestos.

4.- Cuentas por cobrar.

Este es el monto de dinero que otras empresas deben a tu negocio, como clientes, proveedores y aliados comerciales. Considera que si el plazo de pago de tus facturas es muy largo (por ejemplo, a 60 días), puedes tener problemas para cumplir con los pagos mensuales de la nómina o de un crédito empresarial. Esta es una métrica que debes revisar mensualmente y ajustarla según las necesidades de efectivo del negocio.

5.- Cuentas por pagar.

Un crédito puede ser una excelente herramienta cuando se trata de crecer el negocio. Pero es fundamental mantener siempre un nivel bajo de endeudamiento y, sobre todo, no gastar en cosas innecesarias. Evita los gastos excesivos con las tarjetas de crédito corporativas o gastos superfluos como el cambio anual de los celulares de los directivos de la empresa. Como en el caso anterior, revisa los plazos de pago y asegúrate de contar con el efectivo necesario para cumplir con todos los compromisos; así mantendrás un buen puntaje en el Buró de Crédito.

6.- Costo de adquisición por cliente.

Se refiere a todos los costos asociados para atraer a un cliente y concretar una venta. Por ejemplo, los gastos en campañas de marketing, en el mantenimiento de un e-commerce o el lanzamiento de una promoción especial. Se calcula dividiendo los gastos totales de adquisición entre el total de los nuevos clientes durante un período determinado.

7.- Fidelización y retención de clientes.

Recuerda que resulta entre seis y siete veces más costoso atraer a un nuevo cliente que mantenerlo. Por eso es vital que midas a través de encuestas, comentarios directos en el punto de venta o en las redes sociales y con el análisis de las operaciones mensuales, cuál es la evolución de esta métrica.

8.- Productividad por empleado.

Esta cifra permite medir la contribución de los empleados sobre los ingresos para no verlos como un costo, sino como un activo importante de rentabilidad. Se refiere a la cantidad de tiempo facturable trabajado por un colaborador, en otras palabras, es el porcentaje del total de las horas que un empleado pasa en la empresa trabajando; por ejemplo, en la elaboración de un producto o un plan de ventas, y no en tareas puramente administrativas. Este indicador es muy importante para medir la productividad laboral y redefinir los procesos de trabajo.

Es por eso que a continuación te vamos a compartir nueve errores frecuentes en la facturación, para que puedas identificar si estás cometiendo alguno y lo resuelvas a la brevedad.

1.- No especificar los plazos de pago.

No solo basta con enviarle la factura a tu cliente y esperar a que mágicamente entienda cuál es el plazo límite de pago. Tus facturas siempre deben ir acompañadas de un contrato u orden de compra donde estipules los plazos de pago, así como las condiciones del mismo.

2.- No informar a tu cliente las consecuencias de una factura no pagada.

Otro error común en las empresas al momento de enviar una factura es no estipular mediante un contrato los intereses, penas convencionales o suspensión de los servicios por no liquidar o demorarse con el pago de la factura. Eso podría ocasionar molestias en tus clientes y provocar abandone tus servicios.

3.- No utilizar un sistema de facturación para optimizar los procesos.

Contar con un sistema de facturación te permitirá ahorrarte mucho tiempo, que sin duda puedes enfocar en otras áreas de tu negocio, ya que, estos sistemas te permiten almacenar toda la información de los clientes, y generar de forma segura y en segundos los comprobantes fiscales digitales (CFDI) 3.3.

4.- No facturar a tiempo.

Es muy importante que estipules con tus clientes cómo serán los tiempos en los que recibirán la factura. Hay empresas que tienen normas internas en las que solo realizan pagos ciertos días o bajo ciertos procesos, por ejemplo, una vez recibida la factura realizan el pago en los próximos quince días y quizás tú necesitas el pago de forma inmediata para pagar gastos que te genera la venta.

5.- No dar seguimiento al proceso de cobranza.

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Ya lo mencionamos en un punto anterior. Apoyarte de la tecnología te ayudará a ahorrarte mucho tiempo y tener eficiencia en tus procesos de cuentas por cobrar. Actualmente existen plataformas que te permiten llevar un control y hacer recordatorios de todas tus facturas pendientes por cobrar. También es muy importante que realices un buen seguimiento con tus clientes. No solo se trata de enviar la factura y confiar en que automáticamente todos tus clientes realizaran a tiempo sus pagos.

6.- No generar los complementos de pago.

Este es otro error común de facturación. No emitir oportunamente los comprobantes de recepción de pagos cada vez que se cobren los montos facturados, que puede complicar la relación con los clientes y provocar desorden en la contabilidad (además de problemas con la autoridad fiscal). De nuevo, asegúrate de contar con un sistema de facturación seguro y sencillo de utilizar.

7.- No ofrecer incentivos por el pronto pago.

A todas las personas siempre nos gusta tener la posibilidad de poder ahorrarnos unos pesos e implementar incentivos para tus clientes por pronto pago es una de las mejores estrategias que puedes usar para mantener un buen flujo de efectivo. Puedes ofrecer un 5% o 10% de descuento a aquellos que realicen sus pagos antes o en la fecha estipulada.  

Aquí lo tienes, ahora es tiempo de que te sientes a revisar las finanzas de tu empresa y ver si estás cometiendo alguno de estos errores y determinar la forma en lo que vas a solucionarlo. Recuerda que mantener unas finanzas sanas y un flujo de efectivo positivo, te permitirá estar preparado para soportar alguna eventualidad inesperada.

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Lo que muchos emprendedores y dueños de pequeñas y medianas empresas (Pymes) no tienen en cuenta es que la autoridad fiscal no solo realiza cruces de información y controles permanentes para detectar a las llamadas EFOS (Empresa que Factura Operaciones Simuladas), sino también a las EDOs (Empresa que Deduce Operaciones Simuladas). Es decir, a aquellas unidades económicas que presentan en su Contabilidad Electrónica comprobantes que en principio cumplen con todos los requerimientos técnicos y administrativos, pero que en realidad no obedecen a un intercambio real de productos y servicios.

¿Por qué un contribuyente se arriesgaría a utilizar y registrar facturas de operaciones simuladas en su contabilidad? En primer lugar, para aumentar sus deducciones, incluso generar pérdidas fiscales y así erosionar su base gravable del Impuesto sobre la Renta (ISR). También para acreditar un monto mayor de Impuesto al Valor Agregado (IVA) trasladado por sus proveedores, incluso generar un saldo a favor y solicitar su devolución. Sin embargo, hay casos en los que una empresa podría ser considerada como un EDO, no obstante que adquirió de buena fe un producto o servicio de un EFO.

Ahora te estarás preguntando, ¿a qué medidas está expuesta una empresa que es considerado un presunto EDO? En principio, a aclarar su situación respecto de las operaciones consideradas como simuladas y, en otras instancias, a una auditoría del SAT, que no solo puede significar una pérdida de tiempo y dinero, sino trabas para la operación y el movimiento de fondos del negocio.

Estrategias de prevención

Por eso es tan importante que todas las empresas que reciben facturas electrónicas por parte de sus proveedores lleven a cabo una revisión minuciosa de dichos Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDIs), además de soportar documentalmente toda la operación que involucra la adquisición de bienes amparados en tales comprobantes, lo anterior para asegurar que el efecto dado en la determinación de sus contribuciones sea correcto y sin riesgo. Como explican los expertos, estas revisiones deben ser realizadas antes, durante y después del pago de los bienes y servicios.

Ten en cuenta que, según datos del SAT, el 80% de los casos de facturas falsas están asociados a servicios (intangibles), como servicios profesionales o de consultoría, informática o capacitación. Y que si trabajas en estos sectores, o contratas a este tipo de proveedores, debes extremar las precauciones. ¿Qué medidas de prevención deberías aplicar? Aquí te lo contamos.

En primer lugar, ten en cuenta que para la autoridad fiscal las empresas tienen la responsabilidad de revisar que sus proveedores no aparezcan listados como EFO´s presuntos o confirmados en el portal del SAT o en el Diario Oficial de la Federación (DOF). Aunque resulte difícil de creer, hay casos en los que los dueños de un negocio reciben solicitudes de aclaración o notificaciones del SAT meses después de que uno de sus proveedores fue listado.

El SAT también brinda una herramienta en su página web para identificar si un comprobante fiscal fue certificado o no por la autoridad. Solo tienes que ir a la sección “Factura electrónica” y dar click en “Verifica tus facturas”. Después, deberás completar datos como el folio fiscal del documento y el RFC del emisor, y en pocos segundos tendrás los resultados.

Ten en cuenta además que también existen en el mercado plataformas de Contabilidad Electrónica que permiten automatizar el proceso de verificación de facturas y detectar si un comprobante fue emitido por un EFO, al momento de registrarlo en la contabilidad.

Por último, no olvides que resulta vital documentar la evidencia de los servicios contratados. Por ejemplo, si pagaste una factura por un taller de capacitación para tus empleados, toma fotos del evento, o guarda los correos electrónicos a través de los cuales te comunicaste con un proveedor, además de conservar como parte de la contabilidad el contrato correspondiente, donde se haya pactado el servicio.

Quizá estas medidas te puedan parecer exageradas, o hasta innecesarias en el caso de que trabajes con un proveedor recomendado o que conoces desde hace años, pero ten en cuenta que en la actualidad las herramientas fiscalizadoras de la autoridad son cada vez más eficientes sobre todo ahora que la tecnología brinda cada vez más herramientas para manejar grandes cantidades de información y cruzar datos en minutos.

Un error común en el que caen los emprendedores novatos es tratar de cumplir con esta obligación en el último momento, sobre todo cuando la operación del negocio todavía es pequeña y no cuentan con el apoyo de un contador. Eso provoca falta de documentos e información importantes (como facturas que no se pidieron a tiempo o que no cuentan con los datos y requisitos necesarios), inconsistencia en los números y, al final, falta de recursos para pagar los impuestos. ¿Te ha pasado?

Aquí es cuando entra en juego una recomendación que debes poner en práctica: el precierre fiscal. Con él, podrás tener un panorama claro sobre los resultados del negocio antes de que termine el año, analizar qué estrategia podrías aplicar en los próximos meses para optimizar la carga impositiva de la empresa, conforme a la Legislación y asegurarte de que vas organizando toda la documentación necesaria para una declaración anual sin errores.

Indicadores a tener en cuenta

En otras palabras, el precierre fiscal es un cálculo preliminar documento donde quedan registrados los resultados parciales de un negocio o de una persona física con actividad empresarial hasta una fecha previa al cierre del año (segundo o tercer trimestre).

Aunque puede haber variaciones (por ejemplo, por la firma de un contrato con un gran cliente), con esta práctica vas a poder anticiparte al resultado de tu ejercicio contable y fiscal, a través de tres indicadores básicos:

Utilidad o pérdida fiscal

Coeficiente de utilidad para el siguiente año

ISR a cargo o a favor

Algunas recomendaciones importantes:

Ahora que tienes claro qué es un precierre fiscal y cuál es su importancia, te compartimos algunos consejos para que puedas aprovechar al máximo sus beneficios.

A medida que el negocio crece, las operaciones y transacciones, así como su registro se complican. Contrata los servicios de un contador lo más rápido que puedas, idealmente desde el inicio de la operación.

Emite y solicita cada mes las facturas que vas a necesitar tanto para documentar ingresos como para soportar la deducción de tus gastos.

Realiza de manera periódica una conciliación de tus comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDIs) con lo que está registrado en el portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Así vas a poder comprobar que las facturas que te entregaron son válidas, que no hay documentos duplicados o que no te olvidaste de registrar algún ingreso.

En el caso de que vendas productos, mantén actualizado tu inventario. Esto es muy importante, ya que, si al momento de hacer tu declaración hay faltantes de mercancía, la autoridad tributaria puede considerarlos como ingresos para efectos fiscales. Apóyate en un Sistema de Administración Empresarial que incluya un módulo sencillo pero eficiente de manejo de inventarios.

Realiza revisiones periódicas de las deducciones, para asegurarte de que estén autorizadas según las últimas disposiciones fiscales y de que además estén soportadas por la documentación adecuada (como una factura correctamente elaborada).

Revisa periódicamente tu Buzón Tributario para responder a tiempo cualquier carta invitación del SAT para solventar alguna obligación omitida que esté pendiente.

Aunque sean cambios que quizá no incorpores de forma inmediata en la operación de tu negocio, es importante que los tengas en cuenta para tomar mejores decisiones estratégicas. Sobre todo, por el mayor interés que ya muestran los usuarios en estas nuevas tecnologías. Así que hoy queremos contarte cuáles son estas cinco tendencias y cuáles son sus ventajas.

1. Códigos QR.

En septiembre pasado, el Banco de México (Banxico) habilitó el Cobro Digital (CoDi) para realizar pagos a través de aplicaciones móviles con la tecnología Quick Response (QR), que ya se utiliza desde hace algunos años en países de América Latina como Argentina, Brasil, Chile, Colombia y Uruguay. El sistema es muy sencillo y seguro, y funciona de la siguiente manera: los usuarios hacen una compra, abren la billetera electrónica en su celular (donde tienen asociadas sus cuentas bancarias y tarjetas), eligen un medio de pago, escanean el código del comercio y realizan su pago. Para los clientes, el servicio es gratis, y los comercios pagan menores comisiones que las establecidas por las tarjetas de crédito y los bancos.

2. Pagos a través de WhatsApp Pay.

Tras el éxito de las primeras pruebas realizadas en la India, Facebook tiene planes para lanzar el servicio en algunos países de América Latina. Y México (donde 30 millones de personas utilizan la aplicación) está incluido. Aunque todavía es poco lo que se sabe sobre las funcionalidades del servicio, en principio la aplicación tomaría información de la tarjeta de crédito o débito del usuario, y no necesitaría incluirse un número de teléfono asociado a una cuenta de banco.

3. La biometría para verificar la identidad

El reconocimiento de la huella dactilar, por ejemplo, ya está siendo utilizado como un protocolo de seguridad para los teléfonos inteligentes, y WhatsApp también lo utiliza para bloquear su funcionamiento. Y los expertos vaticinan que, junto al reconocimiento de voz y el facial, pronto será utilizado como forma de autenticación a la hora de hacer un pago. La buena noticia es que no se requerirán actualizaciones de las terminales de cobro con tarjeta, ya que los nuevos plásticos serán compatibles con la tecnología actual.

4. Tecnología contactless

Este nuevo tipo de tarjetas incorpora la tecnología Near Field Communication o NFC, que permite concretar un pago simplemente al acercar el plástico a una terminal POS. Además, cuando las compras sean de un bajo monto, no será necesario firmar un recibo. La principal ventaja de esta novedad es que va a permitir reducir el tiempo de espera en las cajas de los locales comerciales, lo que puede significar un mayor volumen de operaciones y de ventas.

5. Los wearables

Se trata de dispositivos electrónicos que, desde alguna prenda de vestir, accesorio o cualquier cosa que se coloque sobre el cuerpo, pueden interactuar con otros dispositivos para realizar una función concreta. De forma similar a una tarjeta contactless, los wearables permitirán hacer un pago al acercarse una terminal de cobro, sin necesidad de sacar la tarjeta de crédito o débito de la bolsa. Hay que tener en cuenta que los wearables son una de las innovaciones tecnológicas más populares y que han experimentado un mayor aumento en sus ventas en los últimos años.

Por el contrario, hay muchas cosas que podemos hacer para proteger el negocio, e incluso hacerlo más fuerte. Más allá del impacto puntual de la pandemia, las economías tienen ciclos de expansión y caída, y es normal que todas las empresas tengan que atravesar al menos por una recesión. Entre las claves para hacerlo con éxito está entender y ajustarse a las nuevas demandas de los clientes, aplicar un ajuste en los gastos y realizar una planificación financiera sólida.

1.- Revisa cada semana los gastos de tu empresa.

Ante la perspectiva de una baja en los ingresos, el primer paso es hacer un ajuste en el presupuesto. Cuando hagas este ejercicio, te vas a sorprender de esos gastos “hormiga” que pueden estar afectando la rentabilidad de la empresa, y que quizá ni siquiera has detectado. Por ejemplo, suscripciones a revistas impresas o medios digitales que ya nadie lee; renovación automática de aplicaciones y programas de software que quedaron en desuso, o de dominios en Internet y compras innecesarias de artículos de papelería.

2.- Planifica tu flujo de efectivo.

Como ya lo hemos mencionado anteriormente, el dinero en efectivo es el oxígeno que mantiene vivo al negocio. Los contadores aconsejan tener disponible el equivalente a seis meses de los gastos regulares de la empresa. Pero esto puede complicarse durante los primeros años de operación, y ni hablar en medio de una economía golpeada por la cuarentena. Sin embargo, hay muchas cosas que puedes hacer para mantener el flujo de efectivo bajo control, y la principal es tener un panorama claro de cuáles van a ser los ingresos y los gastos en las próximas 12 semanas.

3.- Solicita un financiamiento aunque no vayas a utilizarlo por ahora.

Es posible que, al hacer una revisión del flujo de efectivo para los próximos tres meses, aparezca números rojos. Y entonces tengas que considerar la posibilidad de pedir un préstamo bancario o un programa de apoyo gubernamental. Pero, aunque eso no suceda, ten en cuenta que el mejor momento para solicitar un crédito es cuando no lo necesitas. Porque eso te da la posibilidad de ordenar toda la documentación que te van a solicitar, investigar qué opciones están disponibles en el mercado, elegir la más conveniente para la empresa y negociar los mejores términos (como plazo de pago y tasa de interés).

4.- Lleva tu servicio al cliente, a otro nivel.

En estos momentos, escuchar y atender cada pedido de nuestros clientes con la mayor dedicación y compromiso es el mejor argumento de ventas que podemos ofrecer. Los consumidores están preocupados, sensibles y muy demandantes, y buscan en las marcas la contención y el apoyo que necesitan para seguir avanzando con sus proyectos personales y de negocios. Por eso, ganarse y mantener su confianza es vital para asegurar ingresos y finanzas sanas. Habla de esto con tu equipo, cerciórate de que entienden su importancia y compromételos para dejar a la competencia varios pasos por detrás.

5.- Invierte en las herramientas y capacitaciones necesarias.

Los momentos de crisis son los indicados para fortalecer a la empresa. Si solo te dedicas a recortar gastos, entonces vas a debilitar esos “músculos” que la compañía requiere para salir adelante, como la capacidad tecnológica, la eficiencia de la operación y las habilidades de los empleados y colaboradores externos. Reúnete con los directores de cada área y analiza cuáles son las áreas de oportunidad que llegó el momento de aprovechar. Por ejemplo, si estás pensando en vender en línea a través de un marketplace como Amazon, vas a necesitar un sistema de administración empresarial que te permita hacer un control estricto del inventario.