Cinco consejos para manejar un mejor regreso a la oficina

El pasado lunes 07 de junio en la Ciudad de México, el semáforo epidemiológico cambió a verde, muchas empresas han comenzado a preparase para reabrir sus espacios de trabajo. Después de más de un año de home office, y cuando aún faltan más del 50% de la población que se vacune, los empleados pueden sentir algo de preocupación. Por lo que es importante trabajar en un protocolo para un regreso seguro a la oficina.

¿Qué consejos dan los expertos?

¿Cuáles son los consejos de los expertos? El primero, y como recomendación inicial, es que tanto el dueño de la empresa como los directores escuchen a sus empleados, se mantengan atentos a sus inquietudes y sean flexibles. Vivimos días muy especiales, y para afrontar los retos por venir es vital mantener la comunicación, la unidad y el espíritu de equipo. Veamos ahora cuáles son los otros tips que deberías tener en cuenta.

Como recomendación inicial, es que los directivos o dueños de las empresas escuchen a sus empleados, se mantengan atentos a sus inquietudes y sean flexibles. Pues a pesar de estar en semáforo verde, aún vivimos días muy especiales, y para afrontar los retos por venir es vital mantener la comunicación y el espíritu de equipo. Ya que, así como muchos empleados les costó adaptar sus vidas al home office, ahora también les costará volver adaptarse a la “normalidad” de un trabajo.

Es por eso, que a continuación te vamos a compartir cinco consejos que te ayudarán a tener un mejor regreso a las oficinas:

1.- Define si hay áreas que van a seguir trabajando de manera remota.

Es muy probable que en el último año pudiste obtener información sobre qué tan viable es para tu empresa el home office, y los beneficios que puedes obtener en términos de procesos más eficientes, como un equipo más motivado o menos costos. Entonces es momento de decidir si vas a seguir adelante con esta modalidad y, sobre todo, qué áreas pueden o no hacer home office.

2.- Trabaja en un plan paulatino de reincorporación.

Como ya lo mencionamos al inicio. Este regreso a oficinas podría significar un cambio drástico en los empleados. Lo ideal sería que el personal que trabajó en los últimos meses desde casa, regrese a las oficinas de manera gradual. Las características de cada programa van a depender del giro de tu negocio, el flujo de tus ingresos y la urgencia por retomar las actividades presenciales al 100%.

Aquí te dejamos algunas ideas que podrías considerar para formar los grupos:

• ¿Sus actividades son esenciales de forma presencial?

• ¿Ya recibieron o no la vacuna?

• ¿Son encargados de área o proyecto?

• ¿Tienen algún proyecto demorado que sea prioridad?

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3.- Fortalece la estructura tecnológica de la empresa.

El siguiente paso es asegurarse de que tanto los colaboradores que se van reincorporando al espacio común de trabajo como los que siguen haciendo home office pueden comunicarse y colaborar en diferentes proyectos sin interferencias. Para ello, hay que contar con plataformas de mensajería, video-conferencias, trabajo colaborativo y almacenamiento de archivos, idealmente en sus versiones de pago (para evitar incidentes de seguridad y robo de información). En cuanto al área administrativa y contable, hoy existen opciones novedosas que permiten integrar los sistemas de facturación, contabilidad y administración empresarial en la nube.

4. Aplica los protocolos de seguridad sanitaria.

El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) presentó hace unos días el protocolo de seguridad sanitaria que deberán aplicar las empresas para la nueva normalidad. Estableció por ejemplo que los lavamanos deben estar limpios y con buen suministro de agua, jabón y toallas de papel desechables; que los dispensadores de alcohol en gel deben estar a libre disposición y ubicados en puntos estratégico de las instalaciones; que se debe contar con señalización en áreas comunes para respetar la sana distancia; y que se deben suministrar cubrebocas y caretas para el desempeño de algunas labores.

5.- Proporciona un buen entorno para tu equipo de trabajo.

A pesar de que el semáforo epidemiológico está en verde, no puedes bajar la guardia. Lo ideal es que tus espacios de trabajo estén perfectamente adecuados para esta nueva normalidad. Por lo que, te recomendamos tener tus oficinas dentro de un Business Center.

A continuación, te compartimos las ventajas que te puede proporcionar:

• Ahorras costos: La renta te incluye los servicios de luz, agua, internet y cafetería.

• Te proporcionan un servicio de telefonía personalizado, el cuál podría ser de gran ayuda para aquellos empleados que hacen home office, ya que, pueden redireccionar todas tus llamadas a cualquier número que desees, además de que las contestaciones son personalizadas.

• Por protocolo oficial, un Business Center debe mantener todas las normas de sanidad que ya mencionamos en el consejo 4, por ejemplo, sanitizar constantemente las áreas comunes y baños, proporcionar el suministro de gel antibacterial. Además del ahorro que esto representa, también brindas confianza en tu equipo de trabajo, pues se sentirán más cómodos en su espacio de trabajo.

• Existen Business Center como es el caso de BS Workspaces, que cuentan con servicio de concierge. En donde un equipo de trabajo totalmente capacitado puede proporcionarte cualquier cosa que necesites, por ejemplo, llevarte el café todas las mañanas con tan solo una llamada, atender a tus invitados o clientes y proporcionarles cualquier bebida, ayudarte con algún pendiente que tengas como crear paquetes de fotocopias o enviar algún documento por mensajería.