Cómo crear un plan de inventarios para ser efectivo con los envíos

Abrir una tienda en línea significa un gran paso para las pequeñas y medianas empresas. Si algo quedó claro con la cuarentena por el coronavirus es la necesidad de contar con canales digitales de comercialización no solo para no perder clientes, sino para llegar a nuevos segmentos de mercado. Pero también se hizo evidente lo difícil que puede ser administrar tu propio e-commerce, dar seguimiento a las ventas y el gestionar el proceso de logística para que todos los envíos se entreguen a tiempo.

Y justamente uno de los problemas más comunes, no importa cuál sea el tamaño de la empresa, es el incumplimiento en los envíos por problemas de stock. Por eso es tan importante trabajar en un buen plan de inventarios, que permita organizar eficientemente la compra y venta de mercancías y que tiene dos objetivos principales. En primer lugar, asegurar que los productos que demandan los clientes estén disponibles al momento de cada compra. Y en segundo lugar, lograr la máxima rentabilidad, por ejemplo con negociaciones anticipadas con los proveedores.

A continuación, te contamos los planes que debes seguir para crear un plan de inventarios eficiente.

1.- Contar con un sistema centralizado de gestión de inventarios.

Con el acceso a plataformas de marketplace, que permiten abrir una tienda en línea en pocas horas, son millones los pequeños y medianos negocios que han podido dar el salto a las ventas por Internet. Y también son muchos las que empiezan manejando su inventario con una simple planilla de Excel, y que empiezan a enfrentar problemas al poco tiempo, sobre todo cuando aumenta el número de operaciones.

La buena noticia es que hoy hay marketplaces que te permiten conectar tu tienda con un sistema administrativo, que incluye el módulo de gestión de inventarios. Así, te será más fácil registrar los pedidos, organizar los envíos, y acceder a la información que necesitas para hacer pronósticos certeros y planificar las próximas compras de mercancía.

2.- Establece niveles mínimos de stock.

Esto puede ser algo difícil de calcular cuando recién abres tu tienda en línea. Pero empieza por tener en cuenta la demanda esperada que estableciste en tu planeación estratégica, y define cual sería la cantidad mínima que necesitas tener de cada producto (en este punto también es importante tener en cuenta el presupuesto disponible). Cuando las existencias en la bodega caigan por debajo de ese número, entonces será el momento de hacer nuevos pedidos con el proveedor. Estos niveles mínimos de stock deberán ir ajustándose a lo largo del año, cuando tengas más información sobre cuáles son las mercancías más demandadas y el comportamiento de los clientes en diferentes temporadas.

3.- Haz un pronóstico de la demanda.

Cuando tu tienda en línea ya tenga seis meses operando (e idealmente un año entero), vas a poder trabajar con información más certera sobre la evolución de las ventas y las tendencias de consumo de tu mercado objetivo. Gracias a los datos y reportes que puedes elaborar con un sistema de administración empresarial, quedará claro cuáles son los productos más demandados, cuáles ya no tienen tanto éxito, y cuáles son las temporadas de mayor actividad según el tipo de producto que vendas. El análisis de las campañas de marketing y las tasas de conversión promedio también pueden resultar muy esclarecedoras.

Con estos datos, no solo vas a poder asegurar el stock mínimo que necesitas en la bodega, sino también planificar mejor las compras, negociar con anticipación con tus proveedores, y obtener descuentos y mejores condiciones de pago.

4.- Ten una comunicación fluida con tus proveedores y clientes.

Esto es muy importante para cuidar la reputación de tu marca. Como ya mencionamos, mantén actualizada toda la información acerca de los productos que están en existencia en el sitio o los que están temporalmente agotados, o si han sufrido alguna modificación en sus características (por ejemplo, en el tamaño de la presentación). Por más que trabajes en un buen plan de inventarios, puede surgir algún problema (por ejemplo, en los tiempos de entrega de las temporadas altas). Y la única manera de contener a un cliente enojado es con una comunicación abierta y honesta, que le deje claro muestro compromiso con su satisfacción.

En cuanto a los proveedores, es fundamental contar con ellos en caso de que, por ejemplo, necesitemos reponer de manera urgente algunos productos, y no nos apliquen cargos extra por la entrega rápida de un pedido de último momento. También debes cuidar tu relación con ellos para que, en caso de atrasos en la producción o un aumento en los precios, te avisen con anticipación y puedas hacer los ajustes correspondientes en los inventarios y la lista de precios.